Para iniciar la actividad empresarial, o para modificar cualquier dato relativa a ésta, se presenta el modelo 036, declaración censal de alta, modificación y baja, o el modelo 037, declaración censal simplificada. Por norma general utilizaremos el modelo 036, ya que el modelo 037 solamente pueden presentarlo quienes cumplan unos requisitos determinados.

Presentar modelo 036

El modelo 036 debe presentarse para darse de alta y de baja en el censo de empresarios, profesionales y retenedores. Además, cualquier modificación relativa a la actividad también debe comunicarse mediante este modelo, como por ejemplo:

• Modificación de domicilio, dirección electrónica, teléfonos.
• Modificación de datos identificativos.
• Solicitud de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI).
• Alta de nuevas actividades.
• Modificación de obligaciones fiscales.
• Afectación de la vivienda habitual a la actividad.

A través del modelo 036 también se realiza la solicitud de un Número de Identificación Fiscal (NIF).

 

Presentar modelo 037

El modelo 037 es la declaración censal simplificada, por lo que tiene la misma función que el modelo 036. Sin embargo, no todos los empresarios pueden presentarla. Los requisitos para poder presentar el modelo 037 son los siguientes:

• Ser residente en España y tener asignado un NIF.
• Ser pequeño empresario.
• No actuar por medio de representante.
• No estar incluido en los regímenes especiales del IVA, a excepción de los regímenes simplificados, de agricultura y de pesca, y del régimen especial de recargo de equivalencia.
• No estar inscrito en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) o en el de devolución mensual de IVA.
• No realizar ninguna de las adquisiciones intracomunitarias de bienes no sujetas previstas en el artículo 14 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido.
• No realizar ventas a distancia.
• No ser sujeto pasivo de Impuestos Especiales ni del Impuesto sobre Primas de Seguros.
• No satisfacer rendimientos de capital inmobiliario.

El domicilio fiscal es el lugar de localización del obligado tributario en sus relaciones con la Agencia Tributaria. Para las personas físicas, el domicilio fiscal será el lugar de su residencia habitual.

 

¿Cuál es el domicilio fiscal de un autónomo?

En el caso de los autónomos, además del lugar de residencia habitual, la Agencia Tributaria puede considerar como domicilio fiscal el lugar donde esté efectivamente centralizada la gestión administrativa y la dirección de su actividad. Por ejemplo, si eres autónomo y alquilas una oficina, la Agencia Tributaria puede considerar que tu domicilio fiscal sea tu vivienda o la oficina.

Mediante el modelo 036 o 037 se debe indicar tanto el domicilio fiscal, es decir, el de residencia habitual, como la dirección de la actividad (despacho, oficina, local), si es distinto del fiscal. Se puede designar una dirección preferente a efectos de notificaciones, siempre que sea en territorio español.

Es importante mantener actualizados el domicilio fiscal y el de la actividad porque es en esta dirección donde la Agencia Tributaria enviará sus notificaciones.

La Agencia Tributaria se comunica con los contribuyentes a través de notificaciones, que pueden ser por vía telemática o por correo físico. 

 

Recibir una notificación

La notificación debe recibirla y recogerla el obligado tributario o su representante. Sin embargo, si la notificación se realiza en el domicilio fiscal del contribuyente o en el lugar de notificación designado, puede recoger la notificación cualquier persona que se encuentre en el domicilio, siempre que haga constar su identidad. También la podrá recoger un empleado de la comunidad de vecinos.

Cuando una persona recoja la notificación, ya sea el obligado tributario, su representante o cualquier persona que se encuentre en el domicilio, la notificación se entenderá notificada y comenzarán a correr los plazos.

La Agencia Tributaria debe realizar, como mínimo, dos intentos de notificación en distintas horas del día. Si, tras haber realizado los dos intentos no se ha conseguido entregar la notificación, la notificación se publicará por edictos y se entenderá realizada a todos los efectos.

Las notificaciones también se ponen a disposición del contribuyente en la Sede Electrónica de la AEAT.

 

¿Me puedo negar a recoger una notificación?

El propio obligado tributario o su representante pueden rechazar recoger la notificación, pero la notificación se entenderá notificada a todos los efectos. 

Si la persona que rechaza recoger la notificación es un tercero, no se entenderá notificada la notificación, sino que contará como un intento. 

 

¿Dónde se reciben las notificaciones de la Agencia Tributaria?

Las notificaciones se realizan, generalmente, en el domicilio fiscal del contribuyente.

 

¿Quién está obligado a recibir las notificaciones electrónicas de la Agencia Tributaria?

Por el momento, están obligados a recibir las notificaciones electrónicas de la AEAT las personas jurídicas y las entidades sin personalidad jurídica (como las comunidades de bienes), pero no los autónomos, que son personas físicas. Por tanto, a no ser que como autónomo te des de alta voluntariamente en la Dirección Electrónica Habilitada (DEH), seguirás recibiendo las notificaciones de la Agencia Tributaria por correo.

Esto no significa que no puedas recoger las notificaciones de la AEAT desde la Sede Electrónica de la AEAT. Aunque no estés dado de alta en la obligación de recibir las notificaciones electrónicas, si recoges y firmas una notificación desde la Sede Electrónica de la AEAT, ésta se entenderá notificada.

Por el contrario, los autónomos sí que están obligados a relacionarse con la Tesorería General de la Seguridad Social por vía telemática, y, por tanto, deben recoger las notificaciones de la Seguridad Social desde la Sede Electrónica de la Seguridad Social.

 

¿Es mejor recibir las notificaciones electrónicas o por correo?

Si como autónomo te das de alta voluntariamente en la Dirección Electrónica Habilitada, estarás obligado a recibir siempre las notificaciones electrónicas (hasta que te des de baja en la DEH). Esto conlleva que, si la Agencia Tributaria pone a tu disposición una notificación y no la abres transcurridos 10 días desde que te la enviaron, se entenderá igualmente notificada y los plazos comenzarán a correr.

Por ejemplo, si la Agencia Tributaria te hace un requerimiento de información, por norma general hay un plazo de 10 días hábiles para atenderlo y presentar la documentación, de manera que si no lees el requerimiento y transcurren 10 días desde que te enviaron la notificación, el plazo para atender el requerimiento empieza a contar transcurrido ese tiempo.

Por eso, si te das de alta en la DEH debes estar bastante atento y revisar frecuentemente tu buzón de notificaciones.

Por otro lado, si te das de alta en la Dirección Electrónica Habilitada, puedes escoger 30 días de cortesía anuales en los que la Agencia Tributaria no te podrá enviar notificaciones. Así que, por ejemplo, si te vas de vacaciones durante el mes de agosto, y has seleccionado tus días de cortesía en agosto, podrás irte tranquilo, porque la Agencia Tributaria no te enviará ninguna notificación. Sin embargo, si no estás obligado a recibir notificaciones electrónicas, no existen estos días de cortesía y la Agencia Tributaria podrá enviarte notificaciones en cualquier momento del año, incluido en agosto.

Los autónomos tienen unas obligaciones con Hacienda distintas de los trabajadores asalariados, lo que puede parecer complicado en un comienzo. Nosotros te las explicamos.

 

Obligaciones fiscales antes de ser autónomo

El primer paso para darte de alta como autónomo en la Agencia Tributaria es presentar el modelo 036 o 037 en Hacienda, para darte de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores. Por otro lado, deberás darte de alta en el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social).

 

Obligaciones fiscales siendo autónomo

• IRPF

Como personas físicas, los autónomos tributan por el IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas). Cada año, entre mayo y junio, los autónomos deben presentar la declaración de la renta del ejercicio anterior y declarar los ingresos y los gastos de su actividad, así como otros datos relevantes para el IRPF, como otras rentas que hayan podido tener o determinadas circunstancias personales.

Además, los autónomos están obligados a realizar cuatro pagos fraccionados en concepto de IRPF al año (uno por trimestre), tanto si están en estimación directa como en estimación objetiva (módulos).

No están obligados a los pagos fraccionados los profesionales que en el año anterior tuvieron al menos un 70% de los ingresos de su actividad (excluidas indemnizaciones y subvenciones en el caso de actividades agrícolas, ganaderas y forestales) con retención o ingreso a cuenta. La misma regla rige en cuanto a los autónomos que desarrollen actividades agrícolas, ganaderas, forestales.

El IRPF se declara trimestralmente en el modelo 130, si se tributa por estimación directa, y en el modelo 131, si es por módulos.

Si quieres saber más sobre el IRPF de los autónomos, puedes consultar nuestro apartado de IRPF.

 

• IVA

El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es un impuesto que grava las entregas de bienes y prestaciones de servicios efectuadas por empresarios y profesionales, las adquisiciones intracomunitarias y las importaciones de bienes. Aunque hay algunas operaciones exentas, la norma general es que cada vez que un autónomo preste un servicio o realice una venta aplique un tanto por ciento de IVA en su factura, el cual debe pagar quien adquiera ese servicio o bien.

Esa cantidad extra que percibe el autónomo por el IVA se conoce como “IVA repercutido” y debe ingresarlo de forma trimestral a la Agencia Tributaria. Por otro lado, el IVA que tenga que pagar el autónomo por los servicios o bienes que adquiera por el ejercicio de su actividad se llama “IVA soportado” y se compensa con el IVA repercutido. Por ejemplo, si has repercutido 100 euros de IVA en tus facturas y has soportado 50 euros de IVA de las facturas que has recibido, tendrás que ingresar la diferencia, es decir, 50 euros, a la Agencia Tributaria.

El IVA se declara trimestralmente en el modelo 303, y anualmente mediante el modelo 390. Cuando hayamos superado los 3.005,06 euros en el ejercicio anterior, también habrá que presentar anualmente el modelo 347. Además, en caso de realizar operaciones intracomunitarias también se debe presentar el modelo 349.

Si quieres saber más sobre el IVA, puedes consultar nuestro apartado de IVA.

 

• Retenciones

Las retenciones son anticipos que se ingresan por adelantado a la Agencia Tributaria.

Los autónomos profesionales están obligados a soportar una retención cuando facturen a otros autónomos o empresas españoles. Esto significa que cada vez que un autónomo profesional emite una factura a un empresario español deja de recibir un tanto por ciento de sus honorarios. Este tanto por ciento, que puede ser un 7% o un 15% de la base imponible de la factura, es ingresado a la Agencia Tributaria por el receptor de la factura. La misma regla rige para los autónomos que desarrollen actividades agrícolas, ganaderas, forestales y para algunos autónomos que estén en determinadas actividades en módulos.

Si quieres saber más sobre las retenciones soportadas de los autónomos profesionales, puedes leer nuestra FAQ sobre el IRPF en los autónomos en el apartado de IRPF.

Por otro lado, los autónomos también pueden ser destinatarios de facturas con retención, o bien pueden tener trabajadores con retención en sus nóminas. En estos casos, esas retenciones deben ser ingresadas a la Agencia Tributaria, mediante los modelo 111 (retenciones a trabajadores y a profesionales) y modelo 115 (retenciones de alquileres). 

Si quieres saber más sobre las facturas recibidas con retención o las retenciones de los trabajadores, puedes continuar leyendo nuestra FAQ en el apartado de IRPF.

Los autónomos deben llevar una contabilidad ordenada que se recoge en los Libros de Registro. 

Los Libros de Registro no deben legalizarse ni depositarse en ningún Registro, pero sí que deben conservarse de cara a posibles comprobaciones de la Agencia Tributaria. Es por ello que es muy importante elaborar los Libros de Registro y conservarlos durante al menos 4 años.

Dependiendo del régimen de tributación (estimación directa normal, simplificada o estimación objetiva) y de tu actividad (empresarial o profesional) tendrás que llevar unos Libros u otros.

Autónomos con actividad empresarial en estimación directa normal o simplificada:

• Libro registro de ventas e ingresos
• Libro registro de compras y gastos
• Libro registro de bienes de inversión

Autónomos profesionales:

• Libro registro de ingresos
• Libro registro de gastos
• Libro registro de bienes de inversión
• Libro registro de provisiones de fondos y suplidos

Autónomos en estimación objetiva (módulos):

• Libro registro de bienes de inversión (únicamente los contribuyentes que deduzcan amortizaciones)
• Libro registro de ventas e ingresos (únicamente los titulares de actividades cuyo rendimiento neto se determinen función del volumen de operaciones, es decir, titulares de actividades agrícolas, ganaderas, forestales accesorias y de transformación de productos naturales)

 

Sanciones por no llevar los Libros de Registro

Si la Agencia Tributaria te solicita los Libros de Registro y no los tienes, se tendrían que elaborar en un corto periodo de tiempo los libros para poder aportarlos, ya que de lo contrario podrían imponerte una sanción económica dependiendo de si la Agencia Tributaria determina si la infracción es leve, grave o muy grave.

Es por ello que la llevanza de la contabilidad y la elaboración de los Libros de Registro es sumamente importante. Si necesitas la ayuda de un profesional especializado en contabilidad y fiscalidad no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

Los autónomos deben emitir una factura por la prestación de servicios o venta de productos.

¿Todos los autónomos están obligados a emitir facturas?

Sí, como regla general, los autónomos están obligados a emitir facturas por  las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en desarrollo de su actividad y además deben conservar copia de la misma. También deben expedir factura en los supuestos de pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas.

En cualquier caso, es obligatorio emitir factura en estas situaciones:

• Cuando el cliente sea otro autónomo o empresa que actúe como tal, una Administración Pública o una persona jurídica.
• Cuando el cliente sea un particular (es decir, no un autónomo) que nos pida la factura.
• En exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas en tiendas libres de impuestos).
• En entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
• En ventas de bienes de instalación o montaje.
• En ventas a distancia o ventas de bienes sujetos a impuestos especiales.

 

Excepciones a la obligación de facturar:

• No será obligatorio emitir factura cuando se trate de operaciones exentas de IVA por el artículo 20 de la Ley del IVA (como el alquiler de vivienda, la formación, etc.). Sí que será obligatorio emitir factura cuando sean operaciones exentas relacionadas con los servicios sanitarios y de hospitalización, las entregas de bienes inmuebles y las entregas de bienes exentas por no haberse podido deducir el IVA soportado.
• Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades a las que sea de aplicación el Régimen especial del Recargo de Equivalencia.
  No obstante, deberá expedirse factura en todo caso por las entregas de inmuebles sujetas y no exentas al Impuesto (salvo las efectuadas en ejecución de garantía).
• Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades por las que se encuentren acogidos al Régimen Simplificado del impuesto, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.
  No obstante, deberá expedirse factura en todo caso por las transmisiones de activos fijos.
• Aquellas otras en las que así se autorice por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Tributaria en relación con sectores empresariales o profesionales o empresas determinadas, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades empresariales o profesionales.
• Las operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de las actividades que se encuentren acogidas al Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, sin perjuicio de tener que expedir un recibo (“recibo agrícola”), por el reintegro de las compensaciones si, a su vez, han adquirido los bienes o servicios a empresarios o profesionales acogidos al citado Régimen especial.
  En todo caso deberá expedirse factura por las entregas de inmuebles.
• Las operaciones financieras y de seguros, cualquiera que se la naturaleza del destinatario incluso si éste actúa como empresario o profesional, con la excepción de las operaciones sujetas y no exentas que se localicen en Península e Islas Baleares o en otro Estado Miembro de la Unión Europea.

No obstante, hay que recordar que sí se deberá emitir factura cuando el destinatario sea un empresario o profesional o un particular que nos pida la factura. También se deberá emitir factura cuando se trate de entregas de bienes a otro Estado miembro de la Unión Europea, exportaciones y cuando el destinatario sea la Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.

 

¿Qué datos son obligatorios en una factura?

Las facturas documentan una operación de venta o de prestación de servicios y por tanto deben contener una información necesaria. Entre los datos que debe reunir una factura está la fecha de emisión de la factura, el número de la misma, la identificación del emisor y del receptor (NIF, nombre completo o razón social y domicilio), el concepto de la operación, la base imponible, el IVA, la retención y el total de la factura. Puedes consultar todos los requisitos que debe contener una factura aquí.

 

¿Cuánto tiempo tengo que conservar las facturas emitidas?

La Agencia Tributaria exige que las facturas se conserven durante el plazo de prescripción del impuesto, es decir, durante 4 años.

El Código de Comercio, por otro lado, exige que se conserven 6 años.

 

Facturas simplificadas

La principal diferencia entre las facturas simplificadas y las facturas completas es que las simplificadas no deben recoger los datos del destinatario (NIF, nombre completo y dirección). Puedes consultar todos los requisitos que deben contener las facturas simplificadas aquí.

Se puede expedir factura simplificada, en vez de factura completa, en estos casos:

• Cuando el importe de la operación, IVA incluido, no exceda de 400 euros.
• Cuando se expida factura rectificativa.

Además, se puede emitir factura simplificada cuando el importe de la operación, IVA incluido, no exceda de 3.000 euros, pero solamente en los siguientes casos:

1. Ventas al por menor. Se consideran ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional. 
2. Ventas o servicios en ambulancia.
3. Ventas o servicios a domicilio del consumidor. 
4. Transporte de personas y sus equipajes. 
5. Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
6. Salas de baile y discotecas.
7. Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
8. Servicios de peluquerías e institutos de belleza. 
9. Utilización de instalaciones deportivas.
10. Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
11. Aparcamiento de vehículos.
12. Servicios de videoclub.
13. Tintorerías y lavanderías.
14. Autopistas de peaje.

 

e-factura o factura electrónica

En ocasiones, algún cliente puede solicitar la factura electrónica. Una factura electrónica es una factura que cumple con los requisitos de la normativa y que se expide en formato electrónico. En nuestra plataforma de facturación puedes crear fácilmente facturas electrónicas.

 

Facturas expedidas por el destinatario (cliente) o terceros

Puede darse la situación de que sea el cliente o destinatario del servicio o producto el que confeccione la factura. Se trata de un supuesto previsto por la normativa, pero para que sea válido debe haber un acuerdo previo entre el autónomo que presta el servicio o vende el producto y el destinatario. Hay que recordar que en cualquier caso, el expedidor de la factura, y responsable del cumplimiento de la obligación, sigue siendo el autónomo que realiza la operación, por lo que serán sus datos identificativos los que se consignen en el documento. 

Para poder deducir un gasto relacionado con la actividad, los autónomos deben solicitar siempre factura a su nombre. 

La factura es el único documento que, para la Agencia Tributaria, acredita la deducibilidad del gasto, salvo algunas escasas excepciones que puedes consultar en nuestro apartado de IRPF.

Las facturas siempre deben contener todos los datos que permitan la identificación del emisor y del receptor de la factura, que puedes consultar aquí. 

 

¿Cuánto tiempo tengo que conservar las facturas recibidas?

Al igual que sucede con las facturas emitidas, la regla general según la normativa tributaria es que deben conservarse durante 4 años y, según el Código de Comercio, durante 6.

Si la factura es de inmovilizado, es decir, un activo de la empresa (como mobiliario, herramientas, inmuebles, etc.), la factura debe conservarse mientras se esté amortizando el activo. Así, por ejemplo, si el inmovilizado se está amortizando a un plazo de 10 años, la factura debe conservarse durante ese tiempo.

En ocasiones la Agencia Tributaria puede iniciar un procedimiento de comprobación limitada para verificar que los datos declarados en las autoliquidaciones que ha presentado el contribuyente sean correctos.

 

¿Cómo se inicia el procedimiento de comprobación limitada?

La Agencia Tributaria siempre iniciará el procedimiento avisando al contribuyente mediante una notificación, en la que expondrá el modelo y periodo al que se refiere la comprobación. Así, pueden realizarse comprobaciones de IRPF, de IVA, censales, etc.

La comprobación generalmente se iniciará con un requerimiento de información, en el que la Agencia Tributaria solicita al contribuyente documentación o información para aclarar las posibles discrepancias.

 

¿Qué documentos puede solicitar la Agencia Tributaria?

Entre los documentos que habitualmente solicita la Agencia Tributaria, se encuentran los libros de registro y las facturas emitidas y recibidas. Por eso es muy importante disponer de estos documentos.

La Agencia Tributaria no puede solicitar, dentro de un procedimiento de comprobación limitada, la contabilidad mercantil, ni podrá requerir a terceros información sobre documentos solicitados al contribuyente que está siendo comprobado.

Tampoco podrá requerir los movimientos bancarios a las entidades bancarias, ya que esta facultad se reserva para los órganos de inspección. Sin embargo, el contribuyente sí puede aportarlos voluntariamente y la Agencia Tributaria los incorporará al expediente.

 

¿Qué sucede si no se responde a un requerimiento de la Agencia Tributaria?

Es una obligación del contribuyente responder los requerimientos de la Agencia Tributaria. No contestar a los requerimientos puede conllevar sanciones por resistencia, obstrucción, excusa o negativa a las actuaciones de la Administración Tributaria.

Además, existe un plazo para contestar a los requerimientos, generalmente, de 10 días hábiles. Este plazo empieza a contar desde el día en que se recoge la notificación.

Si no se responde el requerimiento la Agencia Tributaria podría liquidar el impuesto que está siendo comprobado con los datos que considera correctos o eliminar las deducciones que se había aplicado el contribuyente.

Es por este motivo que si recibes un requerimiento de la Agencia Tributaria lo más recomendable es atenderlo adecuadamente y dentro del plazo.

Contar con un asesor fiscal que dirija el procedimiento puede ser fundamental para evitar sanciones y liquidaciones paralelas de la Agencia Tributaria.